Muchas empresas saben que su contabilidad «está al corriente» porque no han recibido requerimientos. Pero estar al corriente con las autoridades no es lo mismo que tener información para decidir. Cada mes, el área contable debería entregar algo más que el acuse de las declaraciones.
Esta guía ayuda a Dirección y a Finanzas a saber qué pedir. Las obligaciones exactas dependen del régimen y la actividad de cada empresa; la revisión fiscal corresponde al especialista.
Las obligaciones del mes, con su acuse
Lo primero es confirmar que lo obligatorio se presentó en tiempo. En la mayoría de las personas morales esto incluye los pagos provisionales de ISR, el IVA, las retenciones y la información de operaciones con terceros.
Pide cada mes la lista de declaraciones presentadas, con su fecha y su acuse. Si algo quedó pendiente o se presentó en ceros, debe venir con la razón.
Las conciliaciones que respaldan las cifras
Una cifra contable vale lo que vale su conciliación. Las más importantes son las de bancos: lo que dice el estado de cuenta contra lo que dice la contabilidad.
- Conciliación bancaria de cada cuenta.
- Facturas emitidas contra ingresos registrados.
- Facturas recibidas contra gastos y pagos.
- Nómina timbrada contra lo pagado y lo registrado.
Cuando una partida queda sin conciliar varios meses, deja de ser un detalle y se convierte en una diferencia difícil de explicar.
Estados financieros que se puedan leer
El estado de resultados y el balance general deberían llegar cada mes, en una fecha acordada. No hace falta que sean extensos; hace falta que alguien explique en pocas líneas qué cambió respecto al mes anterior.
Pide también la contabilidad electrónica del periodo, cuando aplique, y una nota con los asuntos abiertos: saldos a favor, diferencias, pagos por confirmar.
Un ejemplo para revisar la entrega
Un ejemplo ilustrativo: una empresa del Bajío recibe cada mes los acuses de sus declaraciones, pero los estados financieros llegan tres meses después. Cuando Dirección quiere saber si puede contratar a dos personas más, la información disponible es del trimestre anterior.
El problema no es el cumplimiento, sino el calendario. Acordar una fecha de entrega y un formato breve cambia la conversación de «¿ya se pagó?» a «¿qué nos dicen los números?».
Arma tu lista de entrega mensual
Antes de la siguiente reunión con tu contador o tu proveedor contable, acuerda por escrito:
- Fecha de entrega de cada mes.
- Declaraciones y acuses que se incluyen.
- Conciliaciones que se revisan.
- Estados financieros y nota de asuntos abiertos.
Con esa lista, cualquier persona del equipo puede saber si el mes está cerrado o no.
Preguntas frecuentes
¿Basta con tener los acuses de las declaraciones? No. Los acuses prueban que se presentó; las conciliaciones prueban que las cifras son correctas.
¿Cada cuánto conviene recibir estados financieros? Cada mes, con una fecha fija. Así sirven para decidir y no solo para el cierre anual.
¿Qué hacer si hay diferencias sin conciliar? Pedir su origen, un responsable y una fecha para resolverlas, y darles seguimiento en la nota mensual.
Siguiente paso. Revisemos cómo está organizado el proceso en tu empresa. Conoce Forza Contable o escríbenos desde el formulario.